Le courrier électronique peut être un peu pénible. Parfois, il peut même être très pénible. C’est pourquoi de nombreuses entreprises l’évitent complètement et se tournent vers d’autres outils de communication comme Slack ou Microsoft Teams pour leurs communications internes. Si le courrier électronique est souvent nécessaire pour les communications externes, les discussions internes et le partage des ressources peuvent se faire beaucoup plus efficacement et avec moins de difficultés. Mieux encore, le remplacement de l’e-mail de l’entreprise peut se faire gratuitement, en utilisant WordPress lui-même comme plateforme de communication. Dans cet article, nous vous présenterons un thème WordPress gratuit créé à cet effet et vous expliquerons comment l’utiliser.
C’est parti !
Le thème P2 par Automattic
Conçu et utilisé par Automattic, P2 est un thème WordPress conçu pour la collaboration et la communication d’équipe. Il est différent de la plupart des thèmes car il n’est pas conçu comme une expérience pour l’utilisateur final. Au lieu de cela, il renverse WordPress et fait de l’installation entière un pays des merveilles de modifications, de balises et de mises à jour en temps réel. Tout cela sans avoir à se rendre dans le panneau d’administration en arrière-plan et à jouer avec les paramètres et les plugins supplémentaires pour la fonctionnalité. Tout ce dont vous avez besoin pour remplacer le courriel de l’entreprise est intégré dans le thème lui-même.
Maintenant, nous voulons vous avertir. Il existe deux versions de P2. P2 Classic et P2 Breathe. Si vous utilisez WordPress.org (ce qui signifie que vous l’hébergez vous-même et non sur WP.com), n’installez pas P2 Breathe. Lors de nos tests et expérimentations, P2 Breathe était tout simplement non fonctionnel dans tous les domaines où P2 devait l’être. Pour nous (et cela peut être différent pour vous), c’était un thème de démarrage glorifié
P2 Classic, en revanche, fonctionne (plus ou moins) comme prévu, en vous permettant de remplacer la messagerie de l’entreprise par WordPress. Vous pouvez télécharger et installer P2 Classic directement à partir de ce lien. Les messages relatifs à P2 sur le site officiel ne sont pas toujours clairs, nous tenions donc à le préciser. Installez P2 Classic, pas P2 Breathe.
Qu’offre P2 Classic ?
Lethème P2 Classic vous permet de remplacer le courrier électronique de l’entreprise en prenant en charge la communication asynchrone.
Avec P2, vous pouvez publier des mises à jour et inviter d’autres personnes à contribuer – garder les conversations privées, ou rendre votre site public pour tout le monde. Il n’est plus question de perdre des conversations et des documents importants dans des fils de discussion.
Les principales fonctionnalités (en dehors de l’édition frontale en temps réel) sont simples et directes :
- Messages publics ou privés (courtes mises à jour de statut et messages longs)
- Marquage d’un ou de plusieurs utilisateurs dans les commentaires et les messages
- Le marquage des messages pour faciliter l’organisation et la recherche
- Widgets P2 personnalisés pour les tags et les messages récents
L’utilisation de ces fonctionnalités de concert permet de rendre l’utilité d’une boîte aux lettres électronique beaucoup plus utile et conviviale. Allons-y et voyons comment cela fonctionne en détail.
Utilisation de P2 Classic pour remplacer l’e-mail de l’entreprise
Après l’installation, votre page d’accueil ressemblera à quelque chose comme ceci. Les éléments devraient vous sembler assez familiers, étant donné qu’il s’agit d’une installation propre de WordPress. Les widgets par défaut sont à droite dans la barre latérale, et vous pouvez voir le premier article et le commentaire par défaut listés immédiatement ainsi que la barre latérale normale de WP (numéros 2, 3 et 4, respectivement).
Avant d’aller trop loin dans l’utilisation de P2, rappelez-vous que, comme il s’agit de WordPress, vous devrez certainement configurer chacun des membres de votre équipe avec un compte utilisateur WP. C’est ainsi qu’ils seront étiquetés et pourront créer leurs propres messages.
Vous verrez les éléments familiers, ainsi que les nouveaux ajouts apportés par P2 lui-même.
Là où la magie opère : Nouveau message
La boîte de mise à jour du statut/poste/citation/lien. Cette zone remplace la section Ajouter un nouveau message dans le panneau d’administration. Vous n’avez pas besoin d’aller dans le tableau de bord pour publier un message. Si vous avez besoin d’une mise à jour courte et rapide pour quelqu’un (comme un Tweet ou un Slack DM), utilisez l’option Statut. Si vous envoyez normalement un e-mail complet, rédigez simplement un message.
L’option Citation nous semble être le type de mise à jour qui est le moins utilisé.
Il peut être utilisé de la même manière qu’un transfert traditionnel par e-mail, en utilisant la fonction de marquage et la citation (The Entire Internet dans l’exemple ci-dessus). Cependant, étant donné qu’il ne s’agit pas d’un remplacement 1:1 de l’e-mail, il est plus probable que vous utilisiez simplement les réponses et les nouveaux messages pour cela.
Lesliens, quant à eux, seront utilisés aussi souvent dans P2 que sur Reddit. Dans la zone de texte, il suffit de taper une URL complète (y compris HTTPS), et lorsqu’elle sera publiée, elle apparaîtra sous forme d’hyperlien et sera prête à être discutée.
Vous pouvez également étiqueter les personnes et les catégories (comme vous pouvez le voir, il est répertorié comme Lien démo 3 dans l’exemple ci-dessus, que vous pouvez également trier dans la barre latérale). En outre, les réponses s’affichent immédiatement sous le lien, ce qui évite les longues chaînes d’e-mails concernant le partage des ressources, qui ont tendance à se produire entre coéquipiers et comités.
Raccourcis
Aucun logiciel de productivité ne serait complet sans son propre ensemble de raccourcis clavier. Les utilisateurs chevronnés peuvent se réjouir car P2 Classic n’est pas différent.
De la création de nouveaux messages à la modification et à la réponse, il suffit d’appuyer sur un bouton lorsque vous n’êtes pas dans un champ de texte pour accélérer votre communication avec votre équipe.
L’autre caractéristique qui distingue P2 des autres est l’inclusion de widgets personnalisés. Il s’agit de P2 Comments et P2 Tags.
Chaque fois que l’un d’entre eux est mis à jour, le widget se met à jour pour que tout se passe bien.
Cela a fonctionné à la fois en temps réel et lors de l’actualisation, mais nous avons constaté que les widgets sont plus cohérents lors de l’actualisation. Les messages et autres mises à jour n’ont jamais manqué d’être publiés en temps réel, cependant.
Conclusion
En fin de compte, lorsque vous mettez tout cela ensemble, vous avez une solution très personnalisable et simple pour la communication d’équipe. Si votre entreprise ou votre équipe travaille déjà avec WordPress, une installation simple avec P2 pourrait être une façon transparente de faire avancer les choses si le courrier électronique vous embourbe. De plus, avec tous les plugins et la personnalisation disponibles avec WordPress lui-même, il n’y a pas de limite à ce que vous pouvez faire pour personnaliser la fonctionnalité de P2 pour répondre aux besoins de votre équipe. Donc, si vous avez déjà pensé à remplacer votre messagerie d’entreprise par autre chose, P2 Classic mérite un coup d’œil.
Quelles ont été vos expériences en matière de remplacement de votre messagerie d’entreprise ? Partagez-les avec nous dans les commentaires !
