La comptabilité et la tenue des comptes sont deux des mots les plus intimidants qui viennent à l’esprit de tout propriétaire d’entreprise. Avec eux viennent les impôts, les factures, les salaires et… bien plus encore. C’est pourquoi tant de systèmes de comptabilité en ligne ont vu le jour au fil des ans, de Wave à QuickBooks en passant par Mint, et maintenant WordPress. Le CMS n’est plus seulement destiné aux blogs, et si vous gérez votre entreprise et votre site Web via WP, il peut être intéressant d’intégrer votre système de comptabilité dans vos flux de travail et logiciels existants.
WP ERP – Planification des ressources de l’entreprise
Le plugin WP ERP (qui signifie Enterprise Resource Planning) vous permet de mettre en place un système de comptabilité en ligne au sein de WordPress et de gérer tous vos besoins en matière de facturation, de paie et de comptabilité depuis votre tableau de bord.
Lorsque vous installez et activez WP ERP, le plugin propose un assistant de configuration rapide dont nous vous recommandons vivement de tirer parti. Bien que tous les paramètres soient disponibles individuellement, ce sont ceux qui sont essentiels pour le fonctionnement. Prendre quelques minutes pour suivre l’assistant est donc une bonne utilisation de votre temps.
Pour l’essentiel, vous n’aurez pas de décisions difficiles à prendre. La première page indique le type d’entreprise que vous êtes, le nom de la société, les dates importantes et la devise dans laquelle vous allez traiter.
Au fur et à mesure de la configuration, vous pouvez définir différents départements et titres (désignations) pour les membres de votre équipe. Vous pouvez avoir un département marketing avec un directeur du marketing, et dans chacun de ces départements, vous avez des autorisations à définir ultérieurement. Vous pourrez ajouter ultérieurement tout ce que vous n’avez pas inclus ici, ne vous inquiétez pas.
Votre tableau de bord de comptabilité en ligne
En haut de votre barre latérale de gauche, vous verrez maintenant un menu WP ERP. En cliquant dessus, vous accéderez à votre tableau de bord où vous verrez les différents aperçus dont vous aurez besoin pour intégrer le logiciel avec succès.
Le plus important pour la comptabilité en ligne sera probablement la comptabilité, en bas à droite de l’écran.
Le tableau de bord de la comptabilité
Dans le tableau de bord de la comptabilité, vous verrez la puissance du plugin et comment vous pouvez gérer votre comptabilité depuis WP.
Si vous avez déjà utilisé un système de comptabilité, celui-ci vous semblera absolument similaire. Vous avez des listes déroulantes pour les transactions, les comptes, les différents produits, vos taxes, et différents rapports pour vérifier comment vos finances sont gérées.
La première chose que nous vous suggérons de faire est de configurer vos comptes dans le tableau de bord. Vous pouvez donc aller dans l’onglet Plan de comptes situé en haut et cliquer dessus pour ajouter un nouveau compte.
Il n’y a pas plus simple pour ajouter un compte. Sélectionnez le type de compte dont vous avez besoin dans la liste déroulante, donnez-lui un surnom et indiquez tous les codes ou numéros de compte dont vous avez besoin pour le suivre en interne. Ce logiciel ne suit pas automatiquement les fonds via la connexion bancaire, il n’est donc pas nécessaire d’inclure le numéro de compte complet à des fins de sécurité.
Vous pouvez ensuite voir votre compte nouvellement créé sous l’onglet Comptes bancaires.
Seuls les comptes étiquetés » Banque » apparaîtront ici. Vous pouvez les séparer lorsqu’ils apparaissent sous Produit ou Ventes (et ainsi de suite), et ils apparaîtront chacun sous leur onglet respectif. Pour voir une vue d’ensemble de tous vos comptes, il suffit de retourner au plan comptable.
Transactions contextuelles
La principale façon d’interagir avec votre système de comptabilité en ligne sera par le biais des transactions, mais chaque page n’aura que les transactions qu’elle peut effectuer. Par exemple, l’onglet Comptes bancaires ne vous permettra d’effectuer que des transferts de compte à compte. (N’oubliez pas que vous devez également effectuer ces opérations auprès de votre banque. Il s’agit d’un logiciel de comptabilité, pas d’une banque en ligne)
Plutôt que de vous obliger à naviguer dans chaque type de compte individuellement lorsque vous travaillez sur vos livres, vous pouvez ajouter tout type de transaction à partir de la barre d’administration de votre tableau de bord WordPress. Vous disposez d’un menu déroulant Nouvelle transaction en haut à droite de l’écran, à côté de votre profil d’utilisateur, et lorsque vous cliquez dessus, il vous présente une liste de tous les types de transactions que vous souhaitez effectuer. De la facturation au paiement des taxes en passant par les bons de commande.
Outils
La saisie des données est l’une des principales difficultés rencontrées lors du lancement d’un nouveau système de comptabilité ou de l’abandon d’un système précédent. C’est accablant et honnêtement terrifiant. WP ERP s’en occupe également. Si vous naviguez vers le menu Outils dans votre barre latérale gauche, vous verrez une liste d’options de personnalisation.
Nous aimons l’option présentée ici sous l’onglet Général dans lequel vous pouvez supprimer toute entrée du menu de la barre d’administration et de la barre latérale d’administration. Si vous souhaitez que ce site soit uniquement un système de comptabilité en ligne, vous pouvez supprimer la possibilité pour les utilisateurs d’accéder aux fonctionnalités par défaut de WordPress. Les fonctionnalités telles que les articles, les médias, les pages, les commentaires, les plugins, etc. disparaîtront (si vous le choisissez), et l’arrière-plan du site n’offrira que le système de comptabilité.
Facturation avec WP ERP Online Bookkeeping
L’un des aspects les plus importants de tout système de comptabilité est la possibilité de gérer les factures. WP ERP est également configuré pour cela, en envoyant vos documents à tous les clients que vous avez ajoutés à la base de données via votre service de messagerie WordPress par défaut. Vous pouvez également les envoyer via d’autres services, avec des addons premium.
Pour envoyer une facture, il suffit de cliquer sur le menu déroulant dans la barre d’administration et de sélectionner Facture. L’écran se transforme en un modèle de facture standard dans lequel vous pouvez insérer toutes les informations et les modifications que vous souhaitez.
Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, la facture est envoyée au client (via l’adresse électronique que vous avez indiquée dans son profil). Il est étrange qu’il ne soit pas possible d’enregistrer et d’envoyer ou quoi que ce soit d’autre. Soyez donc prudent si vous pensez que la facture sera simplement enregistrée. Si vous n’êtes pas encore prêt à envoyer la facture, vous pouvez l’enregistrer comme brouillon sous la flèche déroulante située à droite du bouton.
Vous pourrez également trouver les détails et le statut de la facture dans votre page Transactions de vente.
Conclusion
Pour les personnes qui souhaitent que leur facturation et leur comptabilité soient maintenues ensemble, WP ERP est absolument une option qui leur conviendra. Comme tout système de données, il y aura de la saisie et de la manipulation de données, mais ce n’est pas accablant ou compliqué. Si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires, vous pouvez acheter des addons et des extensions qui rendent la version gratuite déjà puissante beaucoup plus. La société propose également des plans annuels. Nous pensons que la plupart des gens en tireront le meilleur parti.
Que pensez-vous de l’utilisation de WordPress pour votre système de comptabilité en ligne ?
